Campagnes de communication pré/post événement, gestion des inscriptions, pages événements personnalisées par participant, ... PUBLITRAC vous aide à planifier vos événements.
Vous devez d'abord configurer les formulaires qui serviront à recueillir les inscriptions, les modifications d’inscriptions et les annulations.
Par la suite, une page d’atterrissage sera produite pour chacun des formulaires créés.
Puis vous planifierez la campagne automatisée qui lancera les invitations à vos contacts et qui fera les relances appropriées sur les invitations non-répondues.
Étape 1. Créez les champs personnalisés dont vous aurez besoin lors de l’organisation de votre congrès
- Allez dans les Paramètres
, Configuration.
2. Sélectionnez l'onglet Champs personnalisés.
3. Cliquez Ajouter. Inscrire les champs personnalisés que vous utiliserez pour suivre l'organisation votre congrès. Par exemple : type de membres, nombre de billets, préférence alimentaire, etc. Nous recommandons de créer un champs personnalisé Annulation d’inscription avec une valeur par défaut sauvegardée à vrai qui permettra d’identifier les inscriptions annulées.
Étape 2. Créez trois formulaires différents : formulaire d’inscription, formulaire de modification à l'inscription et formulaire d’annulation d’inscription
4. Allez sous Contenu, sélectionnez Formulaire.
5. Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouveau formulaire qui contiendra les champs nécessaires à l’inscription au congrès. Par exemple : Prénom, Nom, Téléphone, Courriel, Champs personnalisés créés à l’étape précédente.
Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouveau formulaire qui contiendra les champs nécessaires à la modification d’une inscription déjà faite. Par exemple : Prénom, Nom, Téléphone, Courriel, Champs personnalisés créés à l’étape précédente.
Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouveau formulaire qui contiendra les champs nécessaires à l’annulation d’une inscription déjà faite. Par exemple : Prénom, Nom, Téléphone, Courriel, Champs personnalisés ‘Annulation d’inscription’
Étape 3. Créez trois pages d’atterrissage sur lesquelles se trouveront vos formulaires (inscription, modification, annulation)
La première étant la page d’atterrissage sur laquelle le lead peut s’inscrire à votre congrès via le formulaire d’inscription. Dans cette même page, il est recommandé d’inclure un lien vers les deux autres pages d’atterrissage. Par exemple : Cliquez ici afin de soumettre une modification à une inscription déjà fait; et Cliquez ici afin de soumettre une annulation d’inscription.
6. Sous le menu Contenu, cliquez sur Page d’atterrissage.
7. Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouvelle page d’atterrissage pour inciter les leads à s’inscrire à votre congrès. Cette page devra contenir le formulaire inscription créé à l’étape précédente. N’oubliez pas d’inclure les liens vers les autres pages d’atterrissage qui seront créées pour faciliter l’annulation ou la modification d’une inscription.
Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouvelle page d’atterrissage qui prendra en compte les modifications à apporter à une inscription déjà entrée. Cette page devra contenir le formulaire modification créé à l’étape précédente.
Cliquez Ajouter et complétez l'Information requise sur votre nouvelle page d’atterrissage qui prendra en compte les annulations d’inscription. Cette page devra contenir le formulaire annulation créé à l’étape précédente.
Étape 4. Créez six courriels
Vous devez créer six courriels différents qui toucheront les leads à plusieurs étapes préétablis lors de leur processus d’abonnement au congrès.
8. Sous le menu Contenu, sélectionnez Courriel.
9. Cliquez Ajouter et créez un courriel d’invitation du au congrès. Ce courriel devra inclure un lien vers la page d’atterrissage s'inscrire créée à l’étape précédente.
Cliquez Ajouter et créez un courriel de rappel d’inscription pour les leads qui ne seront pas encore inscrits. Mettez en évidence une date limite pour l'inscription. Par exemple : Il vous reste seulement 10 jours pour vous inscrire à notre congrès. Cela augmentera votre taux d’abonnement.N’oubliez pas d’inclure le lien vers la page d’atterrissage inscription.
Cliquez Ajouter et créez un courriel confirmant la demande d’inscription faite par le lead. Par exemple : Nous avons bien reçu votre inscription au congrès XYZ le XYZ (date).
Cliquez Ajouter et créez un courriel confirmant la demande de modification à une inscription déjà envoyée. Par exemple : Nous avons bien reçu votre demande de modification à votre inscription au congrès XYZ.
Cliquez Ajouter et créez un courriel confirmant la demande d’annulation à une inscription déjà envoyée. Par exemple : Nous avons bien reçu votre demande d’annulation d’inscription au congrès XYZ.
Cliquez Ajouter et créez un courriel d'alerte (Facultatif) qui sera déclenchée chaque fois qu’un lead s’inscrit au congrès XYZ.
Étape 5. Créez votre liste d’invitation
Créez la liste de tous les leads qui seront invités à votre congrès. Vous pouvez soit créez une liste vide afin d’ajouter les leads spécifiques, soit importez une liste de leads, ou vous pouvez créez une liste filtrée basée sur des critères spécifiques. La liste filtrée servira à faire un rappel aux invités n'ayant pas répondu à l'invitation originale.
Créez une liste filtrée
Vous devez créer une liste filtrée incluant tous les leads qui se seront inscrits à votre congrès.
10. Sous le menu Leads, cliquez sur Leads/Clients
11. Cliquez sur l’onglet Gestion des listes, et cliquez sur Ajouter
12. Choisissez l’option Créer une liste filtrée
13. Donnez un nom à cette liste, par exemple, Inscriptions au congrès XYZ
14. Sous le dossier Historique lead, glissez l’activité Formulaire rempli dans la section de gauche.
15. Choisissez la condition égale, et choisir le formulaire d’inscription créer à l’étape 5.
Créez une liste vide
- Aller au menu Leads - Leads/Clients
- Cliquer sur l'onglet Gestion des listes
- Choisir Ajouter
- Choisir l'option Créer une liste vide
- Nommer la liste
- Sauvegarder
Faire de même pour Modifications aux inscriptions et pour Annulation de l'inscription.
Étape 6. Créez cinq campagnes automatisées (invitation, rappel, confirmation, modification, annulation) pour interagir avec vos leads à des moments précis lors de leur processus d’abonnement au congrès
Créez une campagne invitation
- Sous le menu Campagnes, cliquez sur Configuration campagnes automatisées
- Cliquez Ajouter et complétez les informations requises pour créer une campagne.
- Nommez la campagne Invitation et sélectionnez la Liste des gens qui recevront cette invitation.
- Cliquez sur Suivant
- Naviguez vers l’onglet Automatisation, glissez l’activité Envoyer courriel (X) vers la partie gauche et insérez le courriel invitation créé à l’étape précédente.
Créez une campagne de rappel
- Sous le menu Campagnes, cliquez sur Configuration campagnes automatisées
- Cliquez Ajouter.
- Nommez* la campagne Rappel pour invitation au congrès.
- Inscrivez Courriel comme Catégorie*.
- Cliquez Suivant.
L'écran ci-dessous s'affiche.
- Sélectionnez Listes.
- Sélectionnez la liste filtrée créée à l’étape précédente (celle regroupant les leads inscrits au congrès XYZ).
- Choisir la liste filtrée des participants ayant répondu.
- Cliquez sur Suivant.
- Naviguez vers l’onglet Automatisation.
- Sous le fichier Décision / Lead, sélectionnez Membre de la liste (x).:
- Dans le flow oui, ne rien ajouter.
- Dans le flow non, ajoutez l’activité Envoyer courriel (X) et choisir le courriel de rappel d’inscription créé à l’étape précédente.
Cette campagne touchera les leads qui ne se sont pas encore inscrits au congrès et les invitera à faire leur inscription.
Sii vous indiquez une date limite dans votre courriel de rappel d’inscription (par exemple : Il vous reste seulement 10 jours pour vous inscrire à notre congrès), vous devez inclure une activité reliée au temps (ex : Attendre jusqu’au (X) à (Y)). Cela augmentera votre taux d’abonnement. N’oubliez pas d’inclure le lien vers la page d’atterrissage inscription.
Créez une campagne qui confirmera l’inscription au congrès
- Sous le menu Campagnes, cliquez sur Configuration campagnes automatisées
- Cliquez Ajouter.
- Nommez* la campagne Confirmation pour invitation au congrès.
- Inscrivez Courriel comme Catégorie*.
- Cliquez Suivant.
L'écran ci-dessous s'affiche.
- Sélectionnez Déclencheurs.
- Glissez le déclencheur Formulaire rempli dans la partie gauche de l'écran.
- Choisissez la condition Égale.
- Sélectionnez le formulaire Inscription client créé à l’étape précédente.
- Cliquez Suivant.
- Sélectionnez l’onglet Automatisation.
- Sous le fichier Activités, sélectionnez Ajouter à la liste et glissez cette activité à gauche.
- Sélectionnez la liste vide des leads ayant rempli le formulaire créée précédemment.
- Sélectionnez et glissez l’activité Envoyer courriel (X) à gauche.
- Sélectionnez le courriel confirmant la demande d’inscription créée à l’étape précédente.
Si vous désirez recevoir une alerte lorsqu’un nouveau lead confirme son inscription au congrès, ajoutez l’activité Envoyer alerte {y} à {x} à la suite de l’automatisation. Inscrivez l'adresse courriel où envoyer l'alerte et sélectionnez le courriel d’alerte créé précédemment dans le champ type d’alerte.
Créez une campagne qui confirmera la modification d’une inscription déjà envoyée.
- Sous le menu Campagnes, cliquez sur Configuration campagnes automatisées
- Cliquez Ajouter.
- Nommez* la campagne par exemple Modification congrès
- Entrez Courriel comme Catégorie*.
- Cliquez Suivant.
L'écran ci-dessous s'affiche.
- Sélectionnez Déclencheurs.
- Glissez le déclencheur Formulaire rempli dans la partie gauche de l'écran.
- Choisissez la condition Égale.
- Sélectionnez le formulaire Inscription client créé à l’étape précédente.
- Cliquez Suivant.
- Sélectionnez l’onglet Automatisation.
- Sous le fichier Activités, sélectionnez Ajouter à la liste (x) et glissez cette activité à gauche.
- Sélectionnez la liste vide des leads ayant rempli le formulaire créée précédemment.
- Sélectionnez et glissez l’activité Envoyer courriel (X) à gauche.
- Sélectionnez le courriel confirmant la demande d’inscription créée à l’étape précédente.
- Vous pouvez aussi envoyer une alerte à la personne responsable ou au vendeur attitré. Ajoutez l’activité Envoyer alerte (X) à la suite de l’automatisation. Sélectionnez le courriel d’alerte créé précédemment.
Créez une campagne qui confirmera l’annulation d’une inscription déjà envoyée.
- Sous le menu Campagnes, cliquez sur Configuration campagnes automatisées
- Cliquez Ajouter.
- Nommez* la campagne (par exemple Congrès Annulation)
- Entrez Courriel comme Catégorie*.
- Cliquez Suivant.
L'écran ci-dessous s'affiche.
- Sélectionnez Déclencheurs.
- Glissez le déclencheur Formulaire rempli dans la partie gauche de l'écran.
- Choisissez la condition Égale.
- Sélectionnez le formulaire Inscription client créé à l’étape précédente.
- Cliquez Suivant.
- Sélectionnez l’onglet Automatisation.
- Sous le fichier Activités, sélectionnez Ajouter à la liste (x) et glissez cette activité à gauche.
- Sélectionnez la liste vide des leads ayant rempli le formulaire créée précédemment.
- Sélectionnez et glissez l’activité Envoyer courriel (X) à gauche.
- Sélectionnez le courriel confirmant la demande d’inscription créée à l’étape précédente.
- Vous pouvez aussi envoyer une alerte à la personne responsable ou au vendeur attitré. Ajoutez l’activité Envoyer alerte (X) à la suite de l’automatisation. Sélectionnez le courriel d’alerte créé précédemment.
Sélectionnez l’option Déclencheurs.
Glissez le déclencheur Formulaire rempli à gauche.
Choisissez la condition Égale.
Sélectionnez le formulaire Annulation-congrès créé à l’étape précédente.
Cliquez Suivant.
Sélectionnez l’onglet Automatisation.
Sous le fichier Activités, sélectionnez Ajouter à la liste et glissez cette activité à gauche.
Sélectionnez la liste vide des leads ayant rempli le formulaire créée précédemment.
Sélectionnez et glissez l’activité Envoyer courriel (X) à gauche.
Sélectionnez le courriel confirmant la demande d'annulation à une inscription créée à l’étape précédente.
Vous pouvez aussi envoyer une alerte à la personne responsable ou au vendeur attitré. Ajoutez l’activité Envoyer alerte (X) à la suite de l’automatisation. Sélectionnez le courriel d’alerte créé précédemment.
